PDF編集は「Adobe Acrobat」を買うしかない？
別々の会議資料を、紙でもオンラインでも配りやすい1つのPDFへ。Acrobatが必要な作業と、無料のブラウザーツールで完結できる作業を切り分けます。
SCENE 01
Word、Excel、PowerPoint。会議資料が全部ばらばら
営業企画部の紗季は、部長から「次の会議までに各部署の資料を1つにまとめておいて」と頼まれました。企画書はWord、売上表はExcel、説明用スライドはPowerPoint。さらに参考資料はすでにPDFです。
紙で出席する人には印刷した資料を、リモート参加者には電子ファイルを用意します。別々の形式を順番どおり印刷し、電子版も同じ並びに整える作業は二度手間。差し替えが1ページ発生するだけで、確認もやり直しです。
紗季PDFにまとめれば楽そうだけど、Acrobatの稟議はすぐ通らないし……。無料の変換サイトは情報システム部から利用禁止と言われているんです。
杏奈それは迷うよね。まず、元のOffice資料をそれぞれのアプリでPDFにしよう。その後のページ整理なら、ファイルを送信しないSecure PDF Worksでできるよ。
Wordの企画書
改ページとコメントの出力有無を確認
Excelの集計表
印刷範囲、用紙、横向きを確認
PowerPoint
スライドか配布資料かを選択
参考資料
ページ順と向きを確認
SCENE 02
「PDFを編集する」を、必要な作業へ分解してみる
一口にPDF編集といっても、ページを整理する作業と、PDF本文を書き換える作業では必要な道具が違います。
| やりたいこと | Secure PDF Works | 専用製品・元アプリ |
|---|---|---|
| PDFの結合・並べ替え・回転・削除 | 対応 | Acrobat等でも対応 |
| 通しページ番号の追加 | 対応 | Acrobat等でも対応 |
| Word・Excel・PowerPointをPDF化 | 元アプリでPDF保存 | Microsoft Office等 |
| PDF内の文字・画像を直接書き換える | 非対応 | Acrobat等を検討 |
| 墨消し・高度な署名・印刷工程の検査 | 非対応 | 用途に合う専用製品を検討 |
杏奈紗季ちゃんが今回したいのは、本文の書き換えではなく「資料を1冊に整えること」。その範囲なら、専用ソフトを買う前に試せる方法があるよ。
HOW TO
会議資料を1つのPDFにまとめる5ステップ
- 01
元のアプリで、それぞれPDFとして保存する
Word、Excel、PowerPointで元資料を開き、PDFとして保存または書き出します。Excelは印刷範囲、PowerPointはスライド／配布資料、Wordは変更履歴やコメントを含めるか確認します。
- 02
Secure PDF Worksで「結合・並べ替え・回転」を開く
PDF化した資料をまとめて選択します。Office文書そのものは読み込ませず、完成したPDFだけを選びます。ユーザー登録やログインは必要ありません。
- 03
サムネイルを見ながら順番を整える
ページをドラッグして並べ替え、不要ページを削除します。横向きの集計表やスライドはページ単位で回転でき、拡大プレビューで変更後の向きを確認できます。
- 04
結合PDFを作り、通しページ番号を付ける
結合したPDFをダウンロードして内容を確認します。必要なら「PDFへ通しページ番号」で、表紙を除外し、位置、開始番号、書式を指定して番号を追加します。
- 05
紙とオンラインで同じ完成版を配る
完成した1つのPDFを印刷用の原稿とオンライン会議の配布資料に使えば、ページ順や番号の食い違いを減らせます。配布前に原本との照合と社内ルールの確認を行います。
PRIVACY FIRST
会社の文書だからこそ、「どこで処理されるか」を確認する
一般的なオンライン変換サービスでは、処理のためにファイルをサービス提供者のサーバーへ送る方式があります。Secure PDF Worksは、選択したPDFをブラウザーのメモリへ読み込み、ブラウザー内の処理ライブラリで編集し、完成ファイルを端末へ直接ダウンロードします。
PDFの内容、ファイル名、処理結果をSecure PDF Worksのサーバーへ保存する仕組みはありません。保存するのは表示言語の設定だけです。利用者登録も不要です。
外部変換サーバーへ送信しない
PDFの読み込み・編集・出力を利用中のブラウザー内で実行します。
会員登録・ログイン不要
氏名、メールアドレス、アカウントを作らずに利用できます。
処理結果を保存しない
タブを閉じるか再読み込みすると、作業中のデータは失われます。
PC・スマートフォンに対応
主要操作はモバイルでも可能。大量ページはメモリに余裕のあるPCを推奨します。
紗季PDFをどこかへ預けるのではなく、このブラウザーの中で整理するんですね。アカウント作成もないなら、まず手順を情シスに説明しやすそうです。
杏奈そうだね。ただし「送信しない」ことと「社内で利用承認済み」は別。機密区分や端末利用ルールに従って、必要なら情報システム部へ確認してね。
MULTI DEVICE
PCでもスマートフォンでも、必要な場所から使える
インストール型アプリではないため、対応ブラウザーから開けます。端末性能とPDFの大きさに合わせて使い分けるのが現実的です。
PC
複数資料や大量ページの結合、細かな並べ替えにおすすめ。
タブレット
会議直前の確認や、タッチ操作でのページ整理に便利。
スマートフォン
少数ページの確認・回転・結合など主要操作に対応。
TRY SECURE PDF WORKS
今回の会議資料づくりに使う機能
FAQ
PDF編集とAcrobatについてよくある質問
PDFをまとめるだけでもAdobe Acrobatは必要ですか？
必須ではありません。Office資料を各アプリでPDF化できれば、Secure PDF Worksで結合、並べ替え、回転、ページ削除、通し番号の追加ができます。
Secure PDF Worksは本当にファイルをアップロードしませんか？
選択したPDFはブラウザー内で処理され、PDF内容、ファイル名、処理結果をSecure PDF Worksのサーバーへ送信・保存する機能はありません。組織の利用規程には別途従ってください。
Word、Excel、PowerPointをそのまま選べますか？
この結合ツールへOffice文書を直接読み込ませることはできません。元のOfficeアプリでPDFとして保存し、そのPDFを選択してください。
PDF内の文章の誤字を修正できますか？
Secure PDF WorksはPDF本文の直接編集には対応していません。可能なら元のWord等を修正して再度PDF化し、元データがない場合はAcrobat等の専用製品を検討してください。
スマートフォンでもPDFを結合できますか？
主要操作はスマートフォンでも利用できます。ただし、大容量PDFや大量ページは端末メモリを多く使うためPCをおすすめします。
無料で、ユーザー登録も不要ですか？
はい。Secure PDF Worksの公開中ツールは無料で、ユーザー登録やログインなしで利用できます。
参考にした公式情報
Adobe、AcrobatはAdobeの米国およびその他の国における商標または登録商標です。Secure PDF WorksはAdobeと提携・承認関係にありません。